Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tai hävittäminen

Liittyy FAIR-periaatteisiin Accessible ja Re-usable.

Kun pohdit, mitä aineistollesi tapahtuu opinnäytetyön jälkeen, voit aloittaa käymällä läpi tämän tsekkauslistan:

• Hävitätkö aineiston, milloin ja miten?
• Voiko aineiston metatiedot julkaista ja jos, niin missä? 
• Jos aineistoa säilytetään (arkistoidaan), mutta ei julkaista, missä ja miten pitkään?
• Jos aiot julkaista aineiston, missä ja milloin? Arvioi tähän tarvittava aika ja vaatiiko aineisto muutoksia.
  • Rajoittaako mikään julkaisua? Esim. jos aineisto sisältää henkilötietoja, sitä ei yleensä voida julkaista.

Tutkimusaineiston hävittäminen

Mikäli tutkimusaineistosi avaaminen, julkaiseminen tai arkistointi ei ole mahdollista tai kannattavaa, aineisto hävitetään. Opinnäytetöiden aineisto on usein luonteeltaan sellainen, että aineisto hävitetään. Muista, että aineisto ei missään vaiheessa saa päästä ulkopuolisten käsiin, vaan se tulee hävittää tietoturvallisesti.

• Ennen hävittämistä tarkista opinnäytteesi ohjaajalta, kuinka kauan oppiaineessasi tutkimusaineistot on säilytettävä, ettei opinnäyteprosessisi vaarannu.
• Jos aineistosi sisältää erityisiä henkilötietoja tai arkaluontoisia, salassapidettäviä tietoja:
  • Tietoturvallisin tapa hävittää tiedostot on ylikirjoittaminen. Voit ajatella ylikirjoittamista eräänlaisena teknisenä paperisilppurina, joka tuhoaa datan.
  • Ylikirjoittaminen tarkoittaa sitä, että tiedosto tai tallennusväline täytetään useita kertoja satunnaisella datalla, jonka jälkeen alkuperäisiä tiedostoja ei voida enää palauttaa.
  • Ylikirjoittamiseen on erillisiä ohjelmia, esim: Eraser ja WipeFile
• Jos aineistossasi ei ole erityisiä henkilötietoja tai arkaluontoisia, salassapidettäviä tietoja:
• U-asemalla aineisto siirretään roskakoriin ja roskakori tyhjennetään. HUOM! Vaikka U-asemasi lakkaa toimimasta valmistumisen jälkeen, aineistoa ei tule jättää U-asemalle.
• Myös yliopiston Office365-ohjelmissa säilytetyt tiedot poistetaan.
• Ylikirjoittamista voit käyttää turvallisena aineiston tuhoamiskeinona myös näissä tilanteissa.
• Jos olet jostain syystä tallentanut aineistoa omalle henkilökohtaiselle koneellesi tai työkoneellesi, ylikirjoita. 
• Paperiset aineistot viedään luottamuksellisten paperien kierrätyslaatikkoon, josta ne päätyvät silppuriin; ei siis tavalliseen paperinkeräyslaatikkoon tai roskikseen!
  • Useissa yliopiston rakennuksissa on tähän tarkoitukseen tummanharmaita lukollisia ns. Sulo-pönttöjä.
• Palautettavat tallennusvälineet (esim. nauhurit) tyhjennetään, ylikirjoittamalla jos mahdollista, ennen palautusta.
• Hävitettävät tallennusvälineet tyhjennetään, ylikirjoittamalla jos mahdollista, ja viedään lukittuun luottamuksellisen materiaalin kierrätyslaatikkoon.
  • Näitä vihreitä lukollisia roskapönttöjä (Suloja) löydät yliopiston eri rakennusten vahtimestaripisteistä.

Aineiston avaaminen 

Pohdi ohjaajasi kanssa, onko aineistosi avaaminen mahdollista ja järkevää. Aineiston avaamisen ohjenuorana voidaan pitää vastuullisen tieteen lausetta:

"Niin avoin kuin mahdollista, niin suljettu kuin tarpeen."

• Huomioi päätöstä tehdessäsi, että tutkimusaineistojen avaaminen mahdollistaa niiden jatkokäytön.
  • Tällöin edistät avoimen vastuullisen tieteen tavoitteita ja toteutat tieteellisen tutkimuksen keskeisiä arvoja.

Julkaisemisen osalta mieti ensimmäiseksi, onko sinulla oikeus tehdä niin

• Aineiston avaamista voi rajoittaa esimerkiksi se, että aineistossa on henkilötietoja. Aineiston avaaminen tuleekin suunnitella ennen aineiston keräämistä.
  • Jos pystyt anonymisoimaan aineiston, avaamista voidaan harkita. Opiskelijan tutkimusaineistojen avaaminen onnistuu JYX-julkaisuarkistossa. 
    • Mikäli julkaiseminen on mahdollista ja se kannattaa, voit julkaista tutkimusaineistosi ja siihen liittyvät metatiedot yliopiston arkistossa JYXissä. Opiskelijoiden osalta tutkimusaineiston julkaisemista testataan tällä hetkellä. Ole yhteydessä ohjaajasi kanssa!
    • Aineiston avaaminen tulee suunnitella. Et voi esimerkiksi opinnäyteprosessin lopuksi päättää julkaista aineistoa, jos tietosuojailmoituksessa on kerrottu tutkittaville, että aineistoa ei julkaista.
• Mieti myös:
  • Onko aineisto julkaistu jo aiemmin esimerkiksi jossain arkistossa?
  • Oletko tehnyt sopimuksen tutkijaryhmän tai yrityksen kanssa, että aineistoa ei saa julkaista?
  • Sisältääkö aineisto jotain salassa pidettäviä tietoja, jolloin vain metatietojen julkaiseminen on mahdollista? Ja edelleen, onko aineisto niin merkittävää, että pelkkä metatietojen julkaiseminen kannattaa?

Ethän sekoita opinnäytteen julkaisemista ja aineiston julkaisemista keskenään. Tässä kohtaa puhumme nimenomaan aineiston julkaisemisesta, ei siis opinnäytteen julkaisusta. 

Avaamisen, julkaisemisen ja arkistoinnin eri muodot

• Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tarkoittavat hieman eri asioita.
  • Avaaminen ja julkaiseminen voivat tarkoittaa samaa asiaa. Avaaminen voi tarkoittaa, että aineisto on avoimesti saatavilla esimerkiksi JYXissä, Tietoarkistossa tai Zenodossa.
    • Julkaistu aineisto on kaikkien saatavilla: sen voi esimerkiksi ladata JYXistä.
    • Aineisto voi kuitenkin olla myös osittain avoin tai avoin pelkkien metatietojen osalta.
      • On mahdollista, että JYXissä on tiedot jostain tutkimusaineistosta, vaikka itse aineistoa ei voida avata eikä sitä saa jatkokäyttöön.
      • Metatietojen julkaisu kertoo muille siitä, että olet tutkinut kyseistä aihetta. Tällä on merkitystä esimerkiksi tutkijalle, joka haluaa tulla tunnetuksi tietyn aihealueen tutkijana. 

Jatkotutkimuksessa linjauksena on, että kaikista aineistoista julkaistaan vähintään metatiedot.
Maisterivaiheessa aineiston käyttökelpoisuuden sekä niiden julkaisun mahdollisuudet ja hyödyt opiskelija arvioi itse yhdessä ohjaajansa kanssa. Tarvittaessa Avoimen tiedon keskus auttaa!

• Aineiston arkistoiminen tarkoittaa sitä, että aineiston tekijä laatii arkistointisopimuksen arkistolainsäädännön piirissä toimivan aineistoarkiston (esim. Kielipankki, Kansan arkisto, SKS:n arkisto) kanssa ja luovuttaa aineiston arkistoon. Arkisto toimii aineiston jakelijana, eli aineisto ei enää ole sen tuottajan käytössä alkuperäiseen tutkimuskäyttötarkoitukseen. 
   
  • Arkistoitu aineisto ei välttämättä ole avoimesti kaikkien saatavilla, mutta sitä säilytetään luovuttajan ja arkiston laatiman sopimuksen mukaisen ajanjakson.

Jos luovutat keräämäsi tai tuottamasi aineiston tutkimusryhmälle, hankkeelle tai muulle vastaavalle

• tee ennen työsi alkamista sopimus aineiston oikeuksien luovuttamisesta hankkeelle
  • (ks. aineistoon liittyvistä oikeuksista sopiminen tämän kurssin alkupuolella).