Opinnäytteiden saavutettavuus

Tällä sivulla kerrotaan, miten voit muokata opinnäytteestäsi saavutettavan Word-tiedoston ja tuottaa siitä saavutettavan PDF-tiedoston JYX-julkaisuarkistoon. Ohjeet soveltuvat myös muille julkaisuille kuin opinnäytteille.

Tuottamalla opinnäytteestäsi saavutettavan, toimit lain edellyttämällä tavalla ja varmistat, että työtäsi voi lukea jokainen esimerkiksi näkörajoitteistaan huolimatta. Opinnäytepohjissa on jo otettu huomioon monia saavutettavuuden vaatimuksia, kuten tyylit. Käytäthän pohjaa, jos sellainen on oppiaineessasi tarjolla.

1. Mitä tarkoittaa saavutettava Word-tiedosto?

Jotta JYX-julkaisuarkistoon päätyvä opinnäytteesi PDF-tiedosto on saavutettava, sinun tulee tehdä jo alkuperäisestä Word-tiedostostasi saavutettava ja muuntaa se oikein PDF-muotoon.

Saavutettavassa Word-tiedostossa

  • tiedoston rakenne (otsikot, kappaleet, luettelot) on tehty Tyylit-valikon avulla, ei muuttamalla manuaalisesti fonttikokoa, fontin väriä tai lisäämällä fonttiin korostuksia
  • fontti on tarpeeksi suuri ja helppolukuinen (vähintään 12 pt),
  • fontin ja taustan värien välillä on tarpeeksi suuri kontrasti ja teksti on tasattu vasempaan reunaan,
  • kuvissa on vaihtoehtoinen teksti, joka kertoo kuvan sisällön kontekstissa niille, jotka eivät näe kuvaa,
  • taulukot on tehty Wordin tai Excelin taulukkotyökalulla ja taulukoissa on otsikkorivi,
  • asiakirjan ominaisuuksissa on määritelty sen kieli ja otsikko (eri asia kuin tiedostonimi) ja
  • saavutettavuus on varmistettu Wordin Tarkista helppokäyttöisyys -toiminnon avulla.

 

Jos et tuota asiakirjaasi Wordilla, on saavutettavuuteen liittyviä ohjeita toistaiseksi vähemmän:

Lisäämme ohjeita tälle sivulle sitä mukaa, kun niitä tuotetaan.

2. Luo saavutettava Word-asiakirja: käytä tyylejä

Saavutettavuus edellyttää, että Word-tiedostossasi on selkeä rakenne. Vain tyylien avulla tuotetuista asiakirjoista lukija, joka käyttää apuvälineitä, saa tiedon asiakirjan rakenteesta. Ruudunlukuohjelma osaa tulkita otsikoksi ainoastaan otsikkotyylit ja lukee näin otsikon otsikkona, ei osana leipätekstiä. Pelkkä fonttien muokkaaminen ei siten tee tiedostosta saavutettavaa. Tyylit voit valita Wordin Aloitus-välilehdellä.

Merkitse lukujen pääotsikot tyylillä Otsikko 1 (Heading 1), seuraavan tason alaotsikot tyylillä Otsikko 2 (Heading 2) jne. Valitse muulle tekstille tyyli Normaali.

 

Jos haluat tekstin erinäköiseksi, muokkaa tyylejä. Älä muokkaa suoraan fontin ulkoasua.

 

  • Luetteloiden tekemiseen käytä Aloitus-välilehden Kappale-ryhmässä olevia luettelovaihtoehtoja.
  • Käytä korostamiseen lihavointia, sitä on helpompi lukea kuin kursivointia.
  • Kaikki lukijat eivät erota värejä. Olennaista tietoa ei tule kertoa värien avulla.
  • Asettele teksti mieluummin sarkaimilla (Tab-näppäin), älä taulukoilla.

3. Kun lukija ei näe kuvaasi: luo vaihtoehtoinen teksti

Lisää kuvat Word-tiedostoon toiminnolla Lisää kuva. Älä tuo niitä leikepöydän kautta tai raahaamalla. Parhaiten PDF-muunnoksessa säilyvät kuvatiedoston muodot ovat jpg ja png.

Saavutettavassa asiakirjassa kuvissa oleva tieto annetaan tekstissä, kuvatekstissä tai vaihtoehtoisena tekstinä. Tämän alt-tekstin tehtävä on kertoa, mitä informaatiota kuvassa on. Näin lukija, joka ei näe kuvaa, saa saman tiedon kuin kuvan näkevä. Vaihtoehtoinen teksti ei ole sama asia kuin kuvateksti mutta joskus pelkkä kuvateksti riittää.

Suosittelemme, että kuvion/taulukon sisältö kuvaillaan myös leipätekstissä, jolloin alt-tekstin voi jättää tyhjäksi tai se voi olla lyhyempi. Tällöin on kuitenkin tärkeää ottaa huomioon kuvan paikka suhteessa siihen tekstiin, jossa kuvan sisältö kerrotaan. Jos teksti on juuri ennen kuvaa tai sen jälkeen, alt-teksti voi olla tyhjä. Jos esimerkiksi taulukko on sijoitettu eri sivulle kuin siitä kertova teksti, kannattaa antaa lyhyt alt-teksti, jossa kertoo, missä kuvan sisältö annettu. Esimerkiksi alt-teksti voisi olla seuraava: ”Taulukon 1 sisältö on kerrottu edellisellä sivulla".

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuvalle:

  • Valitse kuva ja napauta hiiren oikeaa näppäintä.
  • Valitse Muokkaa vaihtoehtokuvausta (Office 365 Word-versio).

 

Jos kuva on puhtaasti koristeellinen tai kuvateksti sisältää jo kaiken olennaisen tiedon, merkitse kuvan vaihtoehtotekstiin maininta "koristeellinen".

4. Saavutettavuus taulukoissa

Luo taulukot Wordin Lisää taulukko –ominaisuudella. Älä tuo taulukkoa tiedostoon kuvana.

 

Taulukoiden lukemista helpottaa, että taulukko ei ole kovin leveä tai monimutkainen. Jaa monimutkainen taulukko useampaan osaan, jos mahdollista.

 

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukolle:

 

  • Valitse taulukko ja napauta hiiren oikeaa näppäintä
  • Valitse Taulukon ominaisuudet, ja lisää vaihtoehtoinen teksti välilehdeltä Vaihtoehtoinen teksti.

 

5. Saavutettavat linkit

 

Alleviivaa tekstissäsi olevat linkit, jotta ruudunlukuohjelmat tunnistavat sen linkiksi. Jos tekstissäsi on linkkejä esimerkiksi www-sivulle, varmista, että linkki on alleviivattu ja väriltään sininen. Jos kirjoitat dokumenttiisi url-osoitteen tai sen osan, Word yleensä alleviivaa ja muuttaa osoitteen siniseksi automaattisesti.

6. Tekstin kieli

 

Tarkista, että asiakirjasi tekstin kieli on määritelty kieleksi, jolla se on pääosin kirjoitettu.

 

  • Valitse ylävalikosta välilehti Tarkista
  • Valitse Kieli
  • Valitse Määritä tekstintarkistuskieli

Erikielisen osuuden kielen voit myös määrittää erikseen. Maalaa erikielinen osuus hiirellä, ja määritä kieli edellä kuvatulla tavalla.

 

7. Tiedoston otsikointi

 

Anna opinnäytteellesi Wordin Tiedosto-asetuksissa otsikko, joka kuvaa sen sisältöä. Anna tiedostolle myös hyvä ja selkeä tiedoston nimi. Hyvä nimi on sellainen, josta ymmärtää, mistä asiakirjassa on kyse. Useimmiten opinnäytteen pääotsikko on hyvä tiedoston nimeksi.

 

  • Valitse ylävalikosta välilehti Tiedosto
  • Valitse Tiedot
  • Oikealla otsikon Ominaisuudet-osion alla on Otsikko-kenttä, johon voit kirjoittaa otsikon.

 

8. Tarkista Word-tiedostosi saavutettavuus

 

Toiminto löytyy Tiedosto (File)-välilehdeltä tai uusimmissa Word-versioissa Tarkista (Review)-välilehdeltä.

  • Valitse ylävalikosta Tarkista
  • Valitse Tarkista helppokäyttöisyys.

 

9. Muunna Word-tiedosto PDF/A-muotoon

 

Kun olet luonut saavutettavan Word-asiakirjan edellä annettujen ohjeiden mukaisesti, voit muuntaa asiakirjasi saavutettavaksi PDF/A-tiedoksi.

Tallenna PDF/A-muotoon seuraavasti:

  • Valitse Wordissa Vie (Export)-toiminto
  • Valitse Luo PDF- tai XPS-tiedosto (Create PDF/XPS Document)
  • Ennen kuin painat Julkaise (Publish), valitse Asetukset (Options)
  • Valitse kohdassa Sisällytä tulostumattomat tiedot päälle asetus Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten (Document structure tags for accessiblity).
  • Valitse myös Luo kirjanmerkit käyttämällä Otsikoita (Create bookmarks using Headings).
  • Viimeisenä valitse vielä PDF-asetukset (PDF-options) ja PDF/A-yhteensopiva.

10. Julkaise opinnäytteesi JYX-julkaisuarkistossa

JYX-julkaisuarkistoon voit tallentaa hyväksytyn opinnäytetyösi. Opinnäytteesi julkaisua varten tarvitset voimassa olevan yliopiston verkon käyttäjätunnuksen ja työsi tulee olla julkaisua varten yhtenä tiedostona saavutettavassa PDF/A-muodossa.

Lue ohjeet opinnäytteen julkaisemiseen: https://openscience.jyu.fi/fi/opinnayteopas/kandityot-ja-pro-gradut/ohjeet-opinnaytteen-julkaisemiseen

11. Lisätietoa verkkosisällön saavutettavuudesta