Ohjeita tutkimusaineistojen hallintaan ja julkaisemiseen JYUssa

Tutkimuksen tietoaineistolla tarkoitetaan digitaalisessa tai analogisessa muodossa olevia tieteellisen tutkimuksen perusaineistoja ja niistä jalostettuja aineistoja, joihin tutkimuksen löydökset ja julkaistut tulokset perustuvat. Tiedeyliopistossa tutkimuksen tietoaineistojen hallinta, säilytys ja uudelleenkäyttö ovat tutkimusinfrastruktuurin keskeisiä osia. Tutkimuksen kotimaiset ja kansainväliset rahoittajat sekä julkaisujen kustantajat arvostavat ja yhä useammin myös edellyttävät tutkimusaineistojen avoimuutta ja läpinäkyvyyttä.

Julkaistuihin aineistoihin voidaan viitata samoin kuin varsinaisiin tutkimusjulkaisuihin. Aineistojen hyvä hallinta tehostaa ennen muuta itse tutkimusprosessia.  JYU tarjoaa tutkimusryhmille aineistoinfrastruktuurin, joka käsittää aineiston tietoturvallista hallintaa tukevia työvälineitä ja tallennuskapasiteettia sekä niihin liittyvää neuvontaa ja opastusta. 

Tutkimuksen alkuvaihe

Sopimukset

Erityisesti tutkimushankkeessa koottavan aineiston jatkokäyttöä ajatellen tulisi sopia aineiston omistajuudesta ja käyttöoikeuksista mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tätä tarkoitusta varten on laadittu mallisopimuspohjia. On suositeltavaa, että oikeuksiensiirtosopimukset tehdään aina, mutta ainakin ne on tehtävä seuraavissa tapauksissa:

  • Business Finlandin (ent. Tekes)  rahoittamat hankkeet
  • EU:n tutkimusohjelmat
  • tilaustutkimukset
  • rahoittajan niin vaatiessa.

Aineistojen uudelleenkäytön varmistaminen

Vaikka aineisto olisi avoimesti julkaistu, se kannattaa aina lisensioida. Lisensioinnilla voidaan samalla myös rajoittaa datan käyttöoikeuksia (esim. ei kaupalliseen käyttöön). 

Ihmistieteissä tulee tutkimuksen kohteille tehdä selväksi kerättävän aineiston käyttötarkoitus ja käytön laajuus, jotta voidaan varmistaa aineiston mahdollinen uudelleenkäyttö. 

Toimenpiteet

Aineistonhallintasuunnitelma

Tutkimuksen rahoittajat, mm. Suomen Akatemia, edellyttävät hakijoilta tutkimussuunnitelman osana aineistonhallintasuunnitelmaa: miten hankkeen tutkimusaineistot hankitaan, miten niitä käytetään, säilytetään ja suojataan ja miten niiden myöhempi käyttö mahdollistetaan muille käyttäjille.

Aineistonhallintasuunnitelma toimii tutkijan apuvälineenä läpi tutkimusprosessin. Se on elävä dokumentti, jota päivitetään tutkimushankkeen edetessä ja joka auttaa varmistamaan, että hankeen aikana syntyneet tutkimusaineistot ovat korkealaatuisia ja FAIR-periaatteiden mukaisia. 

Pääsääntöisesti aineistot tulisi pyrkiä julkaisemaan uudelleenkäyttöä varten. Julkaiseminen ei kuitenkaan välttämättä tarkoita sitä, että aineistot olisivat kenen tahansa mihin tahansa tarkoitukseen käytettävissä. Siksi on tärkeä tunnistaa ja dokumentoida aineiston omistajuus, hallinta ja käyttöehdot aineistoa kuvaileviin metatietoihin. Aineiston omistajuus ja hallinta tarkoittaa oikeutta päättää aineiston käyttötarkoituksesta, mutta myös velvollisuutta huolehtia aineistosta.

Erityisiä henkilötietoja sisältäviä aineistot (ja aina silloin kun ihmistieteissä kerätään yksilöivän tunnistetiedon sisältävää aineistoa) tulisi tallentaa ja säilyttää yliopiston osoittamissa tallennuspalveluissa ja myös tarvittaessa siirtää ja jakaa lainsäädännön ja tietoturvaohjeistusten mukaisesti. Tyypillisesti aineistonhallintasuunnitelmassa tulee esittää:

  • miten ja millaista aineistoa kerätään
  • miten aineistoa käsitellään ja analysoidaan
  • millaisia tulosaineistoja syntyy
  • miten tutkimusaineisto säilytetään ja miten sen mahdollinen uudelleenkäyttö on järjestetty
  • aineiston omistajuus ja käyttöoikeudet (ml. siihen liittyvät sopimukset).

Aineistonhallintasuunnitelmien apuvälineenä voi käyttää DMPTuuli -työkalua. Se on työkalu eri rahoittajien vaatimusten mukaisten aineistonhallintasuunnitelmien laatimiseen. Sieltä löydät myös Jyväskylän yliopiston ohjeistuksen suunnitelman laatimiseen.

Ota huomioon aineistohallintasuunnitelmaa laatiessasi:

  • Suunnitelma kannattaa tehdä vaikka tutkimusrahoittaja ei sitä välttämättä vaatisikaan: se toimii tutkimustyön edetessä hyvänä päivittyvänä dokumenttina ja auttaa esimerkiksi tietosuojalain edellyttämässä henkilötietojen käsittelyn dokumentoinnissa.
  • Muista arkistonmuodostussuunnitelman määräykset aineistojen säilytysajoista sekä muut arkistointia koskevat ohjeet, kuten Jyväskylän yliopiston asiakirjojen rekisteröinnin, käsittelyn ja säilyttämisen ohjeisto (TOS).
  • Noudata salassa pidettävän tiedon käsittelyohjeita.
  • Tarvittaessa pyydä lausunto tutkimuksen eettisestä hyväksyttävyydestä eettiseltä toimikunnalta ja tutustu ohjeisiin tutkittaville jaettavasta informaatiosta.
  • Varmista aineistojen mahdollinen uudelleenkäyttö ihmistieteissä tutkimuskohteilta.

Aineiston kerääminen ja käsittely

Suuri osa tutkimusaineistoista on lähtökohtaisesti digitaalisessa muodossa. Tutkimuksen tietoaineistot ovat tyypillisesti

  • kysely- ja haastatteluaineistoja
  • erilaisia mittaus- ja havainnointiaineistoja
  • muita video-, kuva-, ääni- ja tekstiaineistoja.

Tutkimuksen perusaineistoja kerätään kyselylomakkeilla, haastatteluilla, videoimalla sekä erilaisilla laitteilla ja antureilla. Erilaiset mittaus- ja tiedonkeruutavat tuottavat erilaisia metatieto- ja tiedostoformaatteja. Tämä aiheuttaa haasteita erityisesti silloin, kun halutaan tutkia samaa ilmiötä erilaisilla havainnointitavoilla ja -aineistoilla. Tutkimusaineiston käsittelyprosesseja voidaan virtaviivaistaa ja automatisoida (mm. aineiston kuvailun ja tietoturvan ja -suojan osalta) siihen tarkoitetuilla ohjelmistoilla.

Aineiston analyysivaiheessa tuotetaan raaka-aineistosta empiirisen tutkimuksen varsinaiset tulokset. Kun raaka-aineistoa käsitellään, yhdistellään ja analysoidaan, syntyy erilaisia työstö- ja tulosaineistoja. Tutkimuksen sujuvuuden kannalta tärkeää, että syntyviä aineistoja voidaan käsitellä hallitusti. Aineistojen hallintaan on tarjolla erilaisille aineistotyypeille hallintaohjelmistoja. Aineistojen hallittavuuteen kuuluu myös aineistojen kuvailu ns. metatiedoilla.

Toimenpiteet

  • Selvitä, millaisia ohjelmistoja on tarjolla aineiston keruuseen, käsittelyyn ja analyysiin.
  • Tutkimusinfrastruktuureille ja suurille tutkimushankkeille aineistonhallintasuunnitelma voidaan laatia yhteistyössä Digipalveluiden kanssa.
  • Digipalvelut tarjoavat ohjelmistoja aineistojen käsittelyyn. 
  • Yliopistopaino digitoi paperilla olevia aineistoja maksullisena palveluna.

Aineiston säilyttäminen ja jakaminen

Tutkimusprosessin edistyessä on tarpeen siirtää aineistoja säilytykseen. Samalla on usein tarve jakaa aineistoa ja sen käyttöoikeuksia verkon välityksellä muille tutkijoille. Myös tässä vaiheessa on pidettävä huolta aineiston tietoturvasta ja tietosuojasta. Arkaluontoista aineistoa ei tulisi siirtää suojaamattomana verkossa. Muista, että aineistojen säilyttäminen työasemien kiintolevyillä, muistitikuilla ja USB-levyillä on lähtökohtaisesti tietoturva- ja tietosuojariski.

Kun aineistoja siirretään pidempiaikaiseen säilytykseen, mahdolliseen uudelleenkäyttöön tai aineisto halutaan julkaista, tulee huolehtia aineiston huoltamisesta ja anonymisoinnista. Kun aineiston hallintaan kiinnitetään huomiota tutkimuksen alkuvaiheesta lähtien, on aineiston pitkäaikaissäilytykseen, uudelleenkäyttöön ja julkaisemiseen valmistaminen tehtävissä kohtuullisella työmäärällä. Kattavat ohjeet aineistojen käsittelyyn löytyvät Tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjasta

Aineistonhallinnan ja aineistojen julkaisemisen työvälineet

Jyväskylän yliopisto tarjoaa työvälineitä, joiden avulla aineistonhallintaa voidaan helpottaa aineiston keruuvaiheesta aineiston säilytykseen, jakamiseen ja uudelleenkäyttöön:

  • työasemat ja työasemaohjelmistot (esim. SPSS ja Atlas.ti)
  • erilaisten tutkimusryhmien ja -laboratorioiden erityislaitteistot ja -ohjelmistot
  • keskitetyt tallennuspalvelut ja virtuaalipalvelimet
  • keskitetysti ylläpidetyt tiedon keruu-, analyysi -, mallinnus- yms. ohjelmistot
  • hajautettujen tutkimusryhmien työskentelyä tukevat ohjelmistot (mm. Confluence-wiki, GoogleApps, Connect Pro -verkkokokous)
  • aineistojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja siirtoon tarkoitetut työkalut, esim. collabRoom
  • audiovisuaalisten aineistojen säilytykseen tarkoitettu TutkimusMoniviestin
  • JYX-julkaisuarkisto pienten tutkimusaineistojen julkaisemiseen
  • yliopiston kiintiö CSC:n IDA-tallennuspalveluun

Tilaa tutkimushankkeesi tarvitsemat palvelut tutkimuksen peruspalvelupaketista.

Tutkimusaineistojen tallennus ja avaaminen

Tutkimusaineistojen tallennukseen ja avaamiseen on olemassa lukuisia vaihtoehtoja niin meillä kuin maailmalla. Lue lisää suositeltavista data-arkistoista

Tärkeää on, että tallensitpa aineistosi mihin data-arkistoon tahansa, tiedot tallennuspaikasta ja aineistosta säilyvät myös Jyväskylän yliopistossa. Tutkimusaineistojen metatiedot tullaan tallentamaan Converis-tutkimustietojärjestelmään loppukeväästä 2019 lukien. Seuraa tiedotusta asiasta!

 

Aineistojen hallintaan ja julkaisemiseen liittyvissä kysymyksissä sinua auttaa Avoimen tiedon keskus osoitteessa researchsupport-osc@jyu.fi