Suomen Akatemian aineistonhallintasuunnitelmat
Hakuvaiheessa
Akatemia edellyttää, että sen rahoittamat hankkeet sitoutuvat tutkimustuloksistaan laadittujen tieteellisten julkaisujen avoimeen saatavuuteen sekä hankkeessa tuotettujen tutkimusaineistojen avaamiseen. Aineistoilla voi kuitenkin perustelluista syistä olla erilaisia avoimuuden ja rajoitetun saatavuuden asteita kaikille täysin avoimesta salassa pidettävään. Lisäksi edellytetään julkaisujen ja aineistojen metatietojen avaamista eli julkaisemista. Jos itse aineistoa ei perustellusta syystä kuten tietosuojan tai immateriaalioikeuksien vuoksi voida julkaista, metatietojen julkaiseminen riittää. Näin julkaiset metatiedot JYUn JYX-julkaisuarkistossa (vaatii kirjautumisen JYU-tunnuksilla).
Hakemuksen tutkimussuunnitelmassa kohdassa 4.3. "Avoin tiede” hakija laatii julkaisusuunnitelman, joka huomioi Akatemian avoimen saatavuuden edellytykset. Kohdassa kuvaillaan hyvin tiiviisti aineistojen hallinnan suunnitellut toimenpiteet:
1) Mihin tallennat keräämäsi ja tuottamasi aineistot hankkeen aikana.
- Avainasemassa on turvallinen, vakaan palvelutarjoajan (Jyväskylän yliopisto, CSC jne.) hallinnoima palvelu
- Esim. "Data will be stored in a secure cloud service provided and backed-up by JYU Digital Services
2) Miten huolehdit aineistoon liittyvistä laillisista ja eettisistä kysymyksistä kuten omistajuudesta, immateriaalioikeuksista ja tutkittavien tietosuojasta.
- Avainasemassa sopiminen ja mahdollisten hankalien kohtien ymmärtäminen ja ratkaiseminen
- Esim. "University of JYU will own the data and all agreements will be done before commencing the research."
3) Missä aineisto tai sen julkaistavissa olevat osat tulevat olemaan saatavilla hankkeen päätyttyä. Jos hankkeessa ei kerätä tai tuoteta lainkaan tai osittain jatkokäyttöön soveltuvaa aineistoa, perustele tiiviisti, miksi aineistoa ei voida avata jatkokäyttöä varten.
- Korosta kunnollista julkaisukanavaa datalle: tieneenalakohtainen tietoarkisto/repositorio tai Jyväskylän yliopiston oma JYX-arkisto, jotka täyttävät rahoittajan kriteerit löydettävälle ja saavutettavalle datalle.
Yleisesti aineistohallinnan toimenpiteitä kuvailtaessa kannattaa yksityiskohtaisten toimien sijaan keskittyä viestimään, että ymmärtää aineistojen (tietoturvallisen) avoimuuden ja FAIR-periaatteiden merkityksen. FAIR-periaatteilla tarkoitetaan sen varmistamista, että aineisto on löydettävissä, saatavissa, yhteentoimivaa ja uudelleenkäytettävää. FAIR-periaatteet kattavat koko tutkimuksen elinkaaren aina aineiston järjestelmällisestä ja dokumentoidusta keruusta metatietojen ylläpitoon ja julkaisemiseen.
Akatemian ohje (ks. "1. Hakuvaiheessa")
Kysy lisää: researchsupport-osc@jyu.fi.
Myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen
JYUn Tutkimus- ja innovaatiopalvelut ottaa yhteyttä rahoituksen saajiin heti, kun Akatemia julkaisee tiedot. Tutkijalla on tässä vaiheessa kahdeksan viikkoa aikaa toimittaa varsinainen aineistonhallintasuunnitelma (data management, plan, DMP) Akatemian SARA-järjestelmään. Avoimen tiedon keskus järjestää työpajoja ja neuvontaa suunnitelman laatimisessa ja viimeistelyssä. Kun Avoimen tiedon keskus on tarkistanut ja kommentoinut DMP:n, tutkija toimittaa sen SARAan. Tämän jälkeen laitosjohtaja hyväksyy suunnitelman SARAn verkkoasioinnissa, jolloin hakijan hyväksyntä vahvistetaan.
Konsortiohankkeet
Erillistä, omaa DMP:tä konsortion kullekin organisaatiolle ei tarvita, vaan yksi yhteinen suunnitelma riittää. Jos JYU toimii hankkeen koordinaattorina, huolehdi hyvissä ajoin ennen palautuspäivämäärää, että kumppaniesi edustajat ehtivät tarkistaa ja kommentoida niitä koskevat kohdat DMP:ssä. Jos JYU toimii hankepartnerina, pyydä suunnitelma vastaavasti hyvissä ajoin ennen palautuspäivämäärää Avoimen tiedon keskuksen kommentoitavaksi.
Työkalut ja ohjeet aineistonhallintasuunnitelman laatimiseen
Suomen Akatemian DMP-pohja ja ohje (ks. "2. Myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen")
JYUn organisaatiokohtaiset DMP-ohjeet
Aikataulu ja DMP-neuvonnat keväällä 2023
Akatemian syyshaun 2022 päätösten aikataulu päivittyy tänne. Avoimen tiedon keskus on sähköpostitse suoraan yhteydessä rahoituksen saajiin rahoituspäätöksen saapumispäivänä.
DMP-muistilista projektin vastuulliselle johtajalle
1. Suomen Akatemia edellyttää, että hankkeen vastuullinen johtaja (PI) lähettää hankkeen aineistonhallintasuunnitelman (data management plan, DMP) Akatemian sähköiseen SARA-asiointijärjestelmään kahdeksan (8) viikon kuluessa rahoituspäätöksen päivämäärästä. DMP:n lähettäminen on ehto rahoituksen vastaanottamiselle. Avoimen tiedon keskuksen DMP-tuen tulee kommentoida ja hyväksyä DMP ennen kuin PI lähettää sen SARAan. Avoimen tiedon keskus tarjoaa apua ja neuvontaa Akatemialle lähetettävän DMP-version laatimisesssa ja viimeistelemisessä.
2. Käytä JYUn DMP-mallipohjaa, joka on räätälöity Akatemian kysymyspatterin mukaiseksi. Vaihtoehtoisesti voit halutessasi käyttää DMPTuulia, mutta se ei ole välttämätöntä. Huomaa, että DMPTuuli ei sisällä JYUn omia organisaatiokohtaisia DMP-ohjeita, sillä JYU ei ole DMPTuuli-konsortion jäsen. JYUn DMP-ohjeet löydät täältä.
3. Konsortiohankkeet, joissa JYU on konsortion johtaja:
- JYUn vastuullinen johtaja vastaa DMP:n laatimisesta yhteistyössä Avoimen tiedon keskuksen DMP-asiantuntijoiden kanssa (researchsupport-osc@jyu.fi).
- Kun DMP:n luonnosversio on laadittu, vastuullinen johtaja jakaa sen konsortiopartnereiden kanssa. Partnerit toimittavat luonnoksen kommentoitavaksi ja hyväksyttäväksi oman organisaationsa DMP-asiantuntijoille.
- Kun kommenttikierros on valmis, JYUn vastuullinen johtaja toimittaa kopion lopullisesta DMP:stä Avoimen tiedon keskukselle arkistoitavaksi ja lähettää DMP:n SARAan.
- Yhtä konsortiohanketta varten laaditaan vain yksi yhteinen DMP.
- Tarkista tietosuojavastaavan ohjeista, onko hankkeessa käsiteltäville henkilötiedoille perustettava yhteisrekisterinpitäjyys partneriorganisaatioiden kesken.
4. Konsortiohankkeet, joissa JYU on hankepartneri:
- Hankkeessa laaditaan vain yksi yhteinen DMP. Vastuullinen johtaja pyytää tarvittaessa DMP-luonnoksen kopion johtajaorganisaation vastuulliselta johtajalta ja toimittaa sen Avoimen tiedon keskuksen DMP-tukeen kommentoitavaksi ja hyväksyttäväksi JYUn osalta.
- Varaa 60-90 minuuttia Avoimen tiedon keskuksen DMP-asiantuntijoiden kanssa käytävää neuvontaa varten.
5. Tietosuojalainsäädännön alainen tutkimus, joka sisältää suoraa vuorovaikutusta tutkimukseen osallistujien kanssa (esim. verkko- ja paperikyselyt, haastattelut, havainnointitutkimus, näytteenotto, mittaukset)
- Tarkista, tarvitseeko tutkimus eettisen ennakkoarvioinnin JYUn Ihmistieteiden eettisestä toimikunnasta tai Keski-Suomen sairaanhoitopiirin eettiseltä toimikunnalta. Konsortiohankkeissa ennakkoarviointi tehdään vain kerran, ja sen antaa hankkeen johtajan kotiorganisaation tai sairaanhoitopiirin eettinen tomiikunta.
- JYU toimii hankkeessa kerättävän henkilötietorekisterin rekisterinpitäjänä, jollei hankkeessa perusteta yhteisrekisterinpitäjyyttä. Tarkista kriteerit yhteisrekisterinpitäjyyden perustamiselle hankkeessa.
- Kun hanke on alkanut, tutkimukseen osallistujille toimitettavat informointidokumentit (tietosuojailmoitus, tutkimustiedote ja tarvittaessa osallistumissuostumuslomake) laaditaan viimeistään 3-4 viikkoa ennen osallistujien kontaktointia. Näin Avoimen tiedon keskuksen DMP-asiantuntijat ehtivät tarvittaessa JYUn vastuullisen johtajan pyynnöstä kommentoida luonnokset ja auttaa viimeistelemään ne (researchsupport-osc@jyu.fi). Informointidokumenttien on oltava valmiit ennen ensimmäistä yhteydenottoa osallistujiin.
- Hankkeissa, joissa JYU toimii rekisterinpitäjänä, vastuullinen johtaja lähettää kopion hankkeen tietosuojailmoituksesta arkistoitavaksi Jyväskylän yliopiston kirjaamoon: kirjaamo@jyu.fi.