Aineistonhallinnan palvelut ja työkalut

" "
Tarvitsetko apua aineistonhallintaan? Etsitkö sopivaa tallennusratkaisua tai julkaisutapaa aineistollesi? Jyväskylän yliopistossa aineistonhallinnan kysymyksissä auttaa monialainen asiantuntijajoukko. Tältä sivulta löydät kootut linkit aineistojen hallinnan palveluihin JYUssa.

Aineistonhallintasuunnitelmat ja  DMP-tuki

JYUlla on oma organisaatiokohtainen ohjeistus aineistonhallintasuunnitelman eli DMP:n laatimiseen. Tarjoamme neuvontaa ja kommentointiapua DMP:n laatimiseen ja toteuttamiseen ympäri vuoden tutkijoille ja tutkimusryhmille. Järjestämme DMP-työpajoja Suomen Akatemian rahoituksen saajille keväisin ja syksyisin. 

Aineistonhallinnan etiikan ja juridiikan tukipalvelut

JYU tarjoaa ohjeita ja neuvontaa oikea-aikaisten tietosuojatoimien suunnitteluun ja toteuttamiseen. Aineiston tekijyyteen ja käyttöoikeuksiin liittyvissä kysymyksissä auttaa yliopiston lakipalvelut. JYUlla on tarjolla sopimusmalleja oikeuksien siirrosta ja osapuolten oikeuksista sopimiseen. 

Aineiston keruun, tallentamisen ja tutkimuksenaikaisen jakamisen  työkalut 

JYUssa suositeltu tallennuspaikka kaikille ei-sensitiivisille aineistoille on yliopiston pilvitallennuspalvelu Nextcloud. Se on saatavissa sekä henkilökunnalle että ei-työsuhteisille tutkijoille. Nextcloud soveltuu hyvin myös aineistojen jakamiseen tutkimuksen aikana. Se ei kuitenkaan ole kollaboratiivinen alusta kuten esim. Google Drive, vaan aineistojen muokkaaminen tapahtuu soveltuvilla ohjelmistoilla käyttäjän päätelaitteella.  

Pienille sensitiivisille aineistoille (yksittäisen tiedoston maksimikoko 50 MB/tiedosto) yliopistolla on tarjolla CollabRoom-pilvipalvelu, joka soveltuu myös aineiston jakamiseen yhteistyökumppaneille. Suuremmille sensitiivisille aineistoille tarjolla ovat:

 - S:-asemalle luotavat projektikansiot ja henkilökohtainen U:-asema (tietoturva suosittelee tiedostojen kryptaamista S:-
 ja U:-verkkoasemilla säilytettäville sensitiivisille aineistoille) sekä 

 - CSC:n kansalliset sensitiivisen aineiston säilytys-, jako- ja käsittelypalvelut: SD Connect sensitiivisen aineiston
 säilytykseen ja jakamiseen sekä SD Desktop aineiston käsittelyyn ja analysoimiseen. Huomaa palvelujen rajoitukset: SD Connect ei toistaiseksi sovellu toisiolain alaiselle sotedatalle, sen Findata-auditointi on meneillään (05/2022). Rajoitettu toisiodatan analysointi SD Desktopissa on mahdollista (ks. CSC:n lisätiedot). Vuoden 2022 aikana SD Desktopissa on mahdollista analysoida aineistoa vain avoimeen lähdekoodiin perustuvilla ohjelmistoilla (esim. LibreOffice, Python, R + R; ks. päivitetty listaus). 

Aineiston keruuseen ja tallentamiseen kenttätyössä ja etänä on oma ohjepakettinsa (kirjaudu JYU-tunnuksilla): 

Metatietojen ylläpito ja aineiston dokumentaatio

 JYUssa uusien aineistojen perusmetatiedot laaditaan Converiksen aineisto-osion avulla. Tutkija laatii  tarkempaa muuttujatason dokumentaatiota tieteenalansa hyvien käytäntöjen mukaisesti ja säilyttää sitä aineiston yhteydessä.

Tutkija voi myös pyytää vielä keskeneräisen aineiston metatietojen avaamista Converis-portaalissa, jolloin hän kreditoituu aineiston tekijäksi Converis-CV:ssään jo ennen metatietojen julkaisemista. Kun tutkija pyytää valmiiden tietojen julkaisemista, ne julkaistaan JYX-arkistossa pysyvällä tunnisteella (DOI) varustettuna. Tällöin metatiedot ovat haettavissa myös kansallisissa Etsin- ja Tiedejatutkimus.fi-dataportaaleissa.  

Aineiston ja metatietojen julkaisemisen palvelut

Metatietojen julkaiseminen JYXissä tapahtuu tutkijan pyynnöstä Converiksen aineisto-osion kautta heti siinä vaiheessa, kun aineisto on valmis. JYXissä on myös mahdollista ilmoittaa ei-avoimesti saatavilla olevan aineiston yhteystiedot yhteydenottoja varten. 

Itse aineisto voidaan julkaista JYXissä aina, kun se on anonyymiä, eikä avaamiselle ole tietosuoja- tai muita eettisiä tai juridisia esteitä. Hyvin suurille (teratavujen) aineistoille suositellaan tieteenalan omia, vakiiintuneita data-arkistoja tai CSC:n IDAa. IDAn kanssa on mahdollista käyttää julkaisuun Converikseen kirjattuja metatietoja. Ota tällöin yhteys Avoimen tiedon keskukseen. Avoimen tiedon keskus neuvoo ja opastaa aineiston viimeistelyssä julkaisemista varten. 

Huom: JYUlla ei toistaiseksi ole valmiina prosessia kansallisesti arvokkaiden aineistojen valitsemiseksi Fairdata-PAS-pitkäaikaistallennuspalveluun. Tiedotamme prosessin käyttöönotosta vuoden 2022 aikana.  

Tulossa vuoden 2022 aikana

Yliopiston aineistonhallinnan tuen palvelukokonaisuutta kehitetään jatkuvasti. Tutkijoiden työn tueksi on kehityksen alla useita toiminnallisuuksia ja työkaluja.  Näiden joukossa:

  • Sähköinen tutkimussuostumusten hallinta ja allekirjoittaminen
  • Työkalu aineistonhallinnan suunnitteluun ja toteuttamiseen
  • Automatisoidut tietosuojailmoitukset ja -tiedotteet
  • IDAan tallennettujen aineistojen julkaiseminen Converiksesta käsin ja Converiksen metatietoja hyödyntäen
  • Ohjevideoita keskeisten työkalujen käyttöön