Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tai hävittäminen

Aineistonhallintasuunnitelmassa kerrot tässä kohtaa

1) Mitä aiot tehdä aineistollesi sen jälkeen, kun opinnäyte on valmis? Jos tuhoat aineiston, miten teet sen tietoturvallisesti?

Liittyy FAIR-periaatteisiin Accessible ja Re-usable.

Kun pohdit, mitä aineistollesi tapahtuu opinnäytetyön jälkeen, voit aloittaa käymällä läpi tämän tsekkauslistan. Tsekkauslistan asioista kerrotaan tarkemmin tällä sivulla.

  • Hävitätkö aineiston, milloin ja miten? 
  • Jos aiot julkaista aineiston, missä ja milloin?
    • Arvioi tähän tarvittava aika ja vaatiiko aineisto muutoksia.
    • Rajoittaako mikään julkaisua? Esimerkiksi jos aineisto sisältää henkilötietoja, sitä ei yleensä voi julkaista.
    • Mitä olet luvannut tutkittavillesi tältä osin, kun olet aikanaan informoinut heitä tutkimuksesta?
  • Jos käytät jonkun muun tuottamaa tai tutkimushankkeessa tuotettua aineistoa, mitä olet sopinut sen säilyttämisestä opinnäytetyön valmistumisen jälkeen? Muodostuuko siitä oma itsenäinen kokonaisuutensa, johon sinulla on oikeuksia?

Opiskelijoiden aineistoja voidaan avata yliopiston julkaisuarkisto JYXissä. Avoimen tiedon keskus julkaisee JYXissä hyvin järjestettyjä ja hallittuja aineistoja, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

Tutkimusaineiston hävittäminen

Mikäli tutkimusaineistosi avaaminen, julkaiseminen tai arkistointi ei ole mahdollista tai kannattavaa, aineisto hävitetään. Jos jatko-opinnot samaa aineistoa käyttäen eivät ole suunnitelmissa, eikä aineisto sovellu julkaistavaksi, opinnäytetöiden aineisto on yleensä luonteeltaan sellainen, että aineisto hävitetään. Muista, että aineisto ei missään vaiheessa saa päästä ulkopuolisten käsiin, vaan se tulee hävittää tietoturvallisesti.

  • Ennen hävittämistä tarkista opinnäytteesi ohjaajalta, kuinka kauan oppiaineessasi tutkimusaineistot on säilytettävä opinnäytetyön ja tulosten tarkistusta varten.
  • Jos aineistosi sisältää erityisiä henkilötietoja tai arkaluontoisia, salassapidettäviä tietoja:
    • Tietoturvallisin tapa hävittää tiedostot on ylikirjoittaminen. Voit ajatella ylikirjoittamista eräänlaisena teknisenä paperisilppurina, joka tuhoaa datan.
    • Ylikirjoittaminen tarkoittaa sitä, että tiedosto tai tallennusväline täytetään useita kertoja satunnaisella datalla, jonka jälkeen alkuperäisiä tiedostoja ei voida enää palauttaa.
    • Ylikirjoittamiseen on erillisiä ohjelmia, esim: Eraser ja WipeFile
  • Jos aineistossasi ei ole erityisiä henkilötietoja tai arkaluontoisia, salassapidettäviä tietoja:
    • U-asemalla aineisto siirretään roskakoriin ja roskakori tyhjennetään. Vaikka U-asemasi lakkaa toimimasta valmistumisen jälkeen, aineistoa ei tule jättää U-asemalle.
    • Myös yliopiston Office365-ohjelmissa säilytetyt tiedot poistetaan.
    • Ylikirjoittamista voit käyttää turvallisena aineiston tuhoamiskeinona myös näissä tilanteissa.
  • Jos olet jostain syystä tallentanut aineistoa omalle henkilökohtaiselle koneellesi tai työkoneellesi, ylikirjoita. 
  • Paperiset aineistot viedään luottamuksellisten paperien kierrätyslaatikkoon, josta ne päätyvät silppuriin; ei siis tavalliseen paperinkeräyslaatikkoon tai roskikseen!
    • Useissa yliopiston rakennuksissa on tähän tarkoitukseen tummanharmaita lukollisia ns. Sulo-pönttöjä.
  • Palautettavat tallennusvälineet (esim. nauhurit) tyhjennetään, ylikirjoittamalla jos mahdollista, ennen palautusta.
  • Hävitettävät tallennusvälineet tyhjennetään, ylikirjoittamalla jos mahdollista, ja viedään lukittuun luottamuksellisen materiaalin kierrätyslaatikkoon.
    • Näitä vihreitä lukollisia roskapönttöjä (Suloja) löydät yliopiston eri rakennusten vahtimestaripisteistä.

Aineiston avaaminen 

Opiskelijoiden aineistoja voidaan avata yliopiston julkaisuarkisto JYXissä. Avoimen tiedon keskus julkaisee JYXissä hyvin järjestettyjä ja hallittuja aineistoja, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

Pohdi ohjaajasi kanssa, onko aineistosi avaaminen uudelleenkäyttöä varten mahdollista ja järkevää: 1) Onko aineisto anonyymi? 2) Jos aineistosi on anonyymi, tee ohjaajasi kanssa arvonmääritys, jossa pohditte, onko aineistolla tutkimuksellista, historiallista tai kulttuurista uudelleenkäyttöarvoa, jolloin se voidaan julkaista JYXissä.

Arvonmäärityksen kriteerejä:

  • Miten ainutkertaista ilmiötä aineisto dokumentoi, eli onko se esimerkiksi sidottu ajanhetkeen, eikä asetelmaa voi toistaa?
  • Miten vaivalloista aineiston uudelleen tuottaminen olisi verrattuna siihen, että se julkaistaan uudelleen käytettäväksi, esimerkkinä valokuvakokoelma purku-uhan alaisista arkkitehtuurikohteista?
  • Oletko dokumentoinut ja kuvaillut aineiston tarvittavan tarkasti, jotta joku toinenkin pystyy tulkitsemaan ja käyttämään sitä?

Aineistojen avaaminen tapahtuu yksinkertaisesti täyttämällä seuraava lomake: https://forms.oscapps.jyu.fi/aineistot/lomake.

  • Lomakkeen perusteella kurssin tai opinnäytetyön ohjaajalta pyydetään puolto aineiston julkaisulle ja arvio sen laadusta. Ennen julkaisua aineistojen metatiedot käydään läpi Avoimen tiedon keskuksessa ja aineiston käytettävyys ja ymmärrettävyys arvioidaan. Aineistot jaotellaan ohjaajien arvion mukaan opinnäytetöihin soveltuviin aineistoihin ja tieteelliseen tutkimukseen soveltuviin aineistoihin.

Aineiston avaaminen tulee suunnitella. Et voi esimerkiksi opinnäyteprosessin lopuksi päättää julkaista aineistoa, jos tietosuojailmoituksessa on kerrottu tutkittaville, että aineistoa ei julkaista.

Aineiston avaamisen ohjenuorana voidaan pitää vastuullisen tieteen lausetta:

"Niin avoin kuin mahdollista, niin suljettu kuin tarpeen."

Huomioi päätöstä tehdessäsi, että tutkimusaineistojen avaaminen mahdollistaa niiden jatkokäytön. Tällöin edistät avoimen tieteen tavoitteita ja toteutat tieteellisen tutkimuksen keskeisiä arvoja.

 

Onko sinulla oikeus julkaista aineisto?

  • Aineiston avaamisen voi estää esimerkiksi se, että aineistossa on henkilötietoja. Aineiston avaaminen suunnitellaan ennen aineiston keräämistä, esimerkiksi toteuttamalla kysely anonyyminä, jos mahdollista.
    • Jos pystyt anonymisoimaan aineiston, avaamista voidaan harkita. Suunnitelmista avata aineisto tulee kertoa tutkittaville tietosuojailmoituksessa. 
  • Mieti myös:
    • Käytätkö jonkun toisen tuottamaa, jo olemassa olevaa aineistoa, ja mitä oikeuksia sinulla on sen käsittelyyn opinnäytteen valmistumisen jälkeen?
    • Oletko tehnyt sopimuksen tutkijaryhmän tai yrityksen kanssa, että aineistoa ei saa julkaista?

Ethän sekoita opinnäytteen julkaisemista ja aineiston julkaisemista keskenään. Tässä kohtaa puhumme nimenomaan aineiston julkaisemisesta, ei siis opinnäytteen julkaisusta. 

Avaamisen, julkaisemisen ja arkistoinnin eri muodot

  • Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tarkoittavat hieman eri asioita. Huomaa, että jos säilytät aineistoa vielä jonkin aikaa opinnäytteen valmistumisen jälkeen ja poistat sen sitten lähtiessäsi yliopistosta, se ei ole avaamista eikä arkistointia.
    • Avaaminen ja julkaiseminen voivat tarkoittaa samaa asiaa. Avaaminen tarkoittaa, että aineisto on pysyvästi saatavilla joko kaikille avoimesti tai rajoitetun pääsyn takana lupaa vastaan esimerkiksi JYXissä tai Tietoarkistossa.
      • Julkaistu aineisto on kaikkien saatavilla: sen voi esimerkiksi ladata JYXistä.
      • Aineisto voi kuitenkin olla myös osittain avoin tai avoin pelkkien metatietojen osalta.
        • On mahdollista, että JYXissä on tiedot jostain tutkimusaineistosta, vaikka itse aineistoa ei voida avata eikä sitä saa jatkokäyttöön.
        • Metatietojen julkaisu kertoo muille siitä, että joku on tutkinut kyseistä aihetta. Tällä on merkitystä esimerkiksi tutkijalle, joka haluaa tulla tunnetuksi tietyn aihealueen tutkijana. 

Jatkotutkimuksessa linjauksena on, että kaikista aineistoista julkaistaan vähintään metatiedot.
Maisterivaiheessa aineiston käyttökelpoisuuden sekä niiden julkaisun mahdollisuudet ja hyödyt opiskelija arvioi itse yhdessä ohjaajansa kanssa. Tarvittaessa Avoimen tiedon keskus auttaa!

  • Aineiston arkistoiminen tarkoittaa sitä, että aineiston tekijä laatii arkistointisopimuksen arkistolainsäädännön piirissä toimivan aineistoarkiston (esim. Kielipankki, Kansan arkisto, SKS:n arkisto) kanssa ja luovuttaa aineiston arkistoon. Arkisto toimii aineiston jakelijana, eli aineisto ei enää ole sen tuottajan käytössä alkuperäiseen tutkimuskäyttötarkoitukseen. 
     
    • Arkistoitu aineisto ei välttämättä ole avoimesti kaikkien saatavilla, mutta sitä säilytetään luovuttajan ja arkiston laatiman sopimuksen mukaisen ajanjakson.

Jos luovutat keräämäsi tai tuottamasi aineiston tutkimusryhmälle, hankkeelle tai muulle vastaavalle

  • Tee ennen työsi alkamista sopimus aineiston oikeuksien luovuttamisesta hankkeelle (ks. aineistoon liittyvistä oikeuksista sopiminen tämän kurssin alkupuolella).