Aineiston tallentaminen ja varmuuskopiointi

Liittyy FAIR-periaatteisiin Findable ja Re-usable.

Aineisto tulee säilyttää ja käsitellä tietoturvallisesti, erityisesti jos se sisältää henkilötietoja, muuta salassapidettävää tai suojattavaa tietoa.

Varmista tietoturvallinen tallennuspaikka

• Yliopiston omistama suojattu paikka aineistollesi on U-asema. Katso digipalveluiden ohjeet U-aseman etäkäyttöön VPN-yhteyden avulla.
  • U-aseman ongelmana on, että se on henkilökohtainen ja lähtiessäsi yliopistosta pääsy sinne estyy.
• Tutkimusryhmän osana sinulla voi olla mahdollisuus käyttää tutkimusryhmän kansiota Nextcloud-palvelussa tai verkkolevyillä (S-asema). Nextcloudiin saa pääsyn, jos tekee opinnäytetyötä tutkimusryhmässä ja aineiston keruu tai käsittely sitä vaativat. Pääsyä voi hakea apurahatutkijan lomakkeella.

Yliopiston datapolitiikassa sanotaan, että on tutkijan vastuulla käyttää yliopiston tietoturvallisia tallennusratkaisuja aineiston säilyttämisessä. Jos käytät jotain muuta kuin U-asemaa, perustele se aineistonhallintasuunnitelmassasi.

• Yliopiston tunnuksilla käytettävä Office 365 (esim. Word Online ja OneDrive) on ok, jos aineistossa ei ole erityisiä henkilötietoja tai muuta arkaluontoista.
• Pohditko omaa tai työpaikan konetta aineiston tallennuspaikaksi? Tällöin olet itse vastuussa tietoturvasta. Omalla koneellasi sinulla ei myöskään välttämättä ole käytössä automaattista varmuuskopiointia, mikä on yksi hyvän tallennuspaikan kriteeri.
  
  

Aineiston käsittely tulee tehdä niin, ettei ulkopuolisille paljastu suojattavia tietoja. Esimerkiksi haastatteluiden litterointeja ei kannata mennä tekemään julkiseen tilaan. Erityisesti jos aineistossa on erityisiä henkilötietoja tai muuta arkaluontoista, aineiston käsittely on hyvä tehdä esimerkiksi yksin kotona. Jos työskentelet tutkimusryhmän kanssa tai valmiin aineiston parissa, hanke voi antaa tarkempia ohjeita aineiston käsittelyyn turvallisessa paikassa.

Varmuuskopiointi

• Sekä U-asema että Nextcloud ovat automaattisesti varmuuskopioituja, mutta tee silti omatkin varmuuskopiosi – erityisesti ennen merkittäviä aineiston käsittelytoimenpiteitä.
• Voit tehdä omat varmuuskopiosi U-asemalle, mutta huomaa, että henkilötietoihin liittyvän koodiavaimen on oltava erillisessä tietoturvatussa paikassa, esimerkiksi lukitussa työpöydän laatikossa.
• Mikäli aineisto on arkaluonteista, sen mahdolliset siirrot on tehtävä suojatussa verkossa, esimerkiksi VPN-yhteydellä. USB-tikulla siirtämistä tulee välttää.